# Organisation de la kom projet

La kom projet oscillait en 2019-2020 d'entre 4 et 8 personnes, selon les périodes et les projets en cours qui attiraient plus ou moins de monde. 

L'organisation était imparfaite, avec certaines périodes qui portaient beaucoup de stress sur les épaules de quelques personnes, mais globalement on s'est bien marré ^^ la cohésion était bonne, et la kom était une des plus active du Karna au cours de toute l'année.

**Disclaimer : ** c'est bien entendu juste une description de la manière actuelle de faire les choses, à s'approprier et à réinventer.

## Répartition des tâches
En réalité, on ne s'est jamais vraiment concerté sur les rôles de chacun, et c'est peut-être à faire. 

On a eu tendance à « tous un peu tout faire », ce qui dérape assez vite en la situation suivante : le peu de personnes qui sont conscientes de ce qu'il y a à faire le prennent en charge, et finissent par y passer beaucoup de temps et d'énergie. D'autre part, les personnes moins impliquées ou qui viennent d'arriver dans la kom manquent d'information pour s'occuper de certaines choses, ne se sentent pas de communiquer avec les partenaires qu'ils ne connaissent pas. 

Ce qui me (theo) fait penser la chose suivante : des rôles bien définis peuvent permettre d'éviter des situations où on ne sait pas qui est censé s'occuper de certaines tâches. Sans dire que ça doit être rigide, gravé dans le marbre ou même permanent : certaines tâches peuvent tourner chaque semaine, chaque mois, ou une fois par an. 

Quelques tâches qui peuvent être isolées et assignées : 
  * Communication de l'actualité du Karna à AS
  * rédaction du CR hebdomadaire des réunions
  * mise à jour du wiki (sans pression :P) 
  * contact avec les profs le long de l'année pour les interventions
  * préparation du Karnakuarium (s'il a lieu), qui est à commencer très tôt dans l'année, et qui peut vraiment s'adapter à ceux qui veulent y participer
  * ...

## Réunions hebdomadaires
Ce qui a bien marché jusque là (avis personnel, theo) a été la **fréquence des réunions**. On faisait des réunions chaque lundi, avec une horaire plus ou moins fixée au **lundi 19h30**, juste avant la réunion donc. 

La partie « internationale » demande un suivi régulier, même si celui-ci à notre niveau ne demande du travail que ponctuellement. Il faut relancer AS pour des documents qu'on leur a demandé. Il faut avancer sur une demande de subvention. Il faut s'assurer que des lettres soient bien arrivées. Il y a toujours quelque chose en cours, et même si des fois la réunion dure 30mn, j'ai (toujours theo) apprécié le fait d'avoir ce moment dédié toutes les semaines pour prendre des décisions liées au projet. Ça évite de prendre des décisions tout seul, et au passage se reposer sur l'intelligence collective permet d'éviter la charge de devoir se rappeler de tout ce qui est en cours. 

Pour établir l'ordre du jour, bien **reprendre ses notes de la semaine d'avant** (duh) : c'est con mais on oublie souvent de s'occuper de choses, et le marteler chaque semaine, ça aide. 

Un CR était rédigé dans la première partie de l'année (septembre => novembre), quasiment à chaque réunion. Pas forcément besoin d'y passer beaucoup de temps, mais l'intérêt est multiple : 
  * les nouveaux peuvent s'y raccrocher. Donc même si ça a l'air inutile, ne pas hésiter à faire des rappels (c'est qui AS / le pS Eau / le CEFREPADE ? c'est quoi Green Koubri ? etc), à se répéter, etc.  
  * les absents peuvent suivre, même de loin, et réagir.
  * ça permet de se rappeler de choses qu'on a oublié de semaine en semaine, et ça évite de répéter des débats qui ont déjà abouti. 

Et même si c'est toutes les semaines... toujours prévenir par mail et par Messenger !

## Points en réunion générale

En 2019-2020, il y a eu une période de plusieurs mois où le projet faisait des points à quasimment toutes les réunions (pléinières, le lundi soir). Pas forcément besoin d'avoir grand chose à dire, mais prendre le temps de tenir tout le monde au courant de l'activité de la kom permet à la fois de la **rendre visible** et de **collecter les opinions** des gens pour ne pas être hors sol quand on a des choix à faire. 

Donc encore une fois, aucune obligation ni pression pour faire ça si la kom considère que ce n'est pas nécessaire ou n'a pas l'énergie pour (c'est un argument recevable ^^), mais j'ai (theo, une dernière fois) trouvé que ça dynamisait beaucoup la kom et que ça donnait un boost pour continuer à chaque fois. 

## Communication avec AS

Outre les messages occasionnels sur la conversation Messenger, on appelle de temps en temps AS par appel vocal, en essayant à chaque fois d'avoir au moins deux voir trois personnes (Dadj, Kevin et Hortense. Si d'autres gens se manifestent, ils sont les bienvenu⋅es). Messenger ou What'sapp le plus souvent, avec une préférence pour Messenger qui marche souvent mieux.

Bien préparer les différents points à aborder, poser des questions claires car la communication est souvent un peu compliqué (selon la bonne volonté du dieu des télécoms).
 
On ne communique globalement **pas assez** avec AS : la fréquence d'environ 1 appel / mois serait peut-être un peu excessive, mais permettrai d'avoir plus d'infos au moment où on en a besoin et de mieux comprendre les actions menées dans le village.